Arvato | Bergamo/Mailand, 02.04.2020

„Man hört nur noch die Sirenen der Krankenwagen“

Mitarbeiter in Calcinate
Das Management Team zog vom Headquarter in das Lager
Das Backoffice Team im Lager

Themenbereich: Medien & Services, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Corona
Land: Italien
Kategorie: Projekt

In keiner anderen Stadt sind die Folgen der Corona-Pandemie so verheerend wie im italienischen Bergamo mit seinen 150.000 Einwohnern. 2.000 Menschen sind nach derzeitigem Stand allein dort dem Virus zum Opfer gefallen. Am Rande der Stadt hat Arvato Supply Chain Solutions eine große Niederlassung – und arbeitet dort weiter. Von dort berichtet CEO Antonio Amati.

Es grenzt an ein Wunder, dass Arvato Supply Chain Solutions in Italien noch immer arbeitet. Das Unternehmen beschäftigt 34 Menschen an seinem Hauptsitz in Bergamo, 60 in den beiden Auslieferungslagern nahe der Stadt und weitere 200 im Kundenservice in Mailand. „Als die Epidemie ausbrach, brauchten wir ehrlich gesagt ein paar Tage, um deren Ausmaß zu realisieren und uns darauf einzustellen“, erinnert sich Antonio Amati. „Als wir dann einmal den Schalter in unseren Köpfen umgelegt hatten, haben wir begonnen, Notfallpläne umzusetzen, die wir in der Vergangenheit entwickelt hatten, und wo nötig unkonventionelle Anpassungen vorzunehmen.“ Das Management Team, neben ihm als CEO bestehend aus Matteo Borneto, Martin Zoeckler, Sara Parimbelli und Eleonora Arrigoni, entschied sich, entlang dreier Prioritäten zu handeln: dem Schutz der Beschäftigten, der Stabilisierung des Geschäfts und einer glasklaren Kommunikation in alle Richtungen.

„Die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schützen, ist unser vorrangiges Anliegen“, stellt Antonio Amati klar. „Wir haben Schutzmaßnahmen für sie ergriffen, die weit über die Vorgaben der italienischen Regierung hinausreichen. Alle Beschäftigten haben Notfallpakete mit Atemmasken, Handschuhen und Desinfektionsmittel bekommen.“ Die Reinigung aller Gebäude sei ebenfalls intensiviert worden. „Und wir sind wirklich jeden Weg gegangen, um die Masken zu bekommen, die wir brauchten.“ Weil ihm die Ausmaße der Krise immer klarer wurden, habe er zunächst einen Vorrat für zwei Monate organisiert, der jetzt bereits für weitere zwei Monate aufgestockt worden sei. „Trotz allem haben wir gespürt, dass unsere Beschäftigten verunsichert und verängstigt waren“, berichtet Amati, „um dem zu begegnen, haben wir für alle günstige, aber effektive Krankenzusatzversicherungen abgeschlossen, die sie im Falle einer möglichen Infektion zusätzlich absichern werden.“ Das sei bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genauso gut angekommen wie bei den Gewerkschaften. All diese Präventionsmaßnahmen verfehlten ihre Wirkung nicht: „Die Krankmeldungen stiegen gerade einmal um fünf Prozent. Das ist unglaublich wenig“, sagt der CEO.

Für ihn und sein Managementteam besteht die zweite große Herausforderung darin, das Geschäft zu stabilisieren – das heißt in erster Linie, Kosten anzupassen. „Es war ja schnell klar, dass die Auftragsvolumina unserer Kunden massiv zurückgehen würden“, fährt Amati fort. Darauf musste er reagieren, aber: „Wir haben den Anspruch, der Krise nicht etwa zu folgen, sondern ihr stets einen Schritt voraus zu sein. Das heißt, wir haben Maßnahmen ergriffen, noch bevor Worst-Case-Szenarien eintreten konnten.“ Ab dem 9. März habe der Personalbereich die Arbeitsverträge so ergänzt, dass ab sofort mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten konnten. Spezielle Vorbereitungstrainings gab es online. „Als dann der Sitz in Bergamo geschlossen wurde, konnten die Bereiche Finanzen, HR, Vertrieb, IT und Key Accounts von einem Tag auf den anderen komplett vom Homeoffice aus weiterlaufen“, sagt der CEO anerkennend. Es gab keine Probleme, alle Prozesse in alle Richtungen – ob zu Kunden oder Richtung Bertelsmann – liefen reibungslos weiter.

Dasselbe galt für Meetings, die fortan nur noch via Skype stattfanden. „Das hatte durchaus unerwartet positive Nebenwirkungen“, freut sich Amati, „denn in der Situation allein zuhause haben viele Mitarbeiter einfach aus sich heraus mehr Verantwortung übernommen.“ Wenige Tage später konnte er das auch in den Service-Centern von Arvato Supply Chain Solutions Italia beobachten: „Dank des Einsatzes unserer IT-, Prozess- und HR-Abteilungen ist es gelungen, in der Nacht vom 14. auf den 15. März die PCs aller Call-Center-Agents in Mailand abzubauen, sie in deren Homeoffices anzuschließen und die Systeme wieder hochzufahren. Jetzt arbeiten sie zuhause, mit IT-Systemen, die so gut abgesichert sind wie im Büro. Am 16. März, einem Montag, war das gesamte Services-Center wieder einsatzbereit. Zwei Drittel der Beschäftigten machen ihren Job von zuhause aus, die anderen sind im Urlaub, einige wenige krankgeschrieben. „Wir lernen daraus auch für die Zukunft“, sagt Antonio Amati, „denn wenn wir unsere gesamten Betriebsabläufe an einem einzigen Wochenende neu ausrichten können, sollten wir so etwas mit mehr Vorbereitung noch viel besser bewerkstelligen.“

Auch der internationale Verbund von Arvato Supply Chain Solutions kam den Italienern in diesen Tagen zugute. Aufträge eines der wichtigsten Kunden wurden in das deutsche Auslieferungszentrum nach Dorsten verlegt, um die Auslieferung selbst im Fall eines totalen Lockdowns der Geschäfte in Italien sicherzustellen. „Generell sind die Auftragsvolumina für uns um rund 30 Prozent gesunken“, zieht Amati eine erste Zwischenbilanz der Auswirkungen der Corona-Pandemie auf sein Unternehmen, „aber dank der Flexibilität unserer Belegschaft können wir das zumindest teilweise auffangen.“

Dass es in einer solchen Krise mehr denn je darauf ankommen würde, dass Beschäftigte und Management an einem Strick ziehen, stand für den CEO von Anfang an fest – und damit auch auf eine umfassende und offene Kommunikation in alle Richtungen: mit den Beschäftigten, mit den Kunden und mit der Zentrale in Gütersloh. „Wir haben sofort einen permanenten Informationsaustausch mit dem CFO von Arvato Supply Chain Solutions und den Leitern der Bereiche Consumer Product sowie Healthcare aufgenommen und von ihnen kontinuierliche Unterstützung erfahren“, berichtet Amati. Im Unternehmen habe ein Krisenstab seine Arbeit aufgenommen, der sich täglich trifft und zwischen dem Management Team und den Mitarbeitern Maßnahmen koordiniert. Ein wichtiges Signal gab der CEO mit der Entscheidung, dass Vertreter des Top-Managements physisch in den noch geöffneten Betrieben zugegen sind und dort ihrer Arbeit nachgehen. Um das zu unterstreichen, wurden die Büros aus dem Hauptsitz direkt in die Vertriebszentren verlegt, dorthin, wo auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Laden am Laufen halten. An die Kunden schließlich richtet sich Arvato Supply Chain Solutions in Italien regelmäßig mit Informationen über mögliche Verzögerungen oder Schwierigkeiten, vor allem aber mit der klaren Botschaft „Wir sind voll im Einsatz, und wir können Euch wie immer unterstützen.“